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액세스로 만든 보고서이든, 엑셀로 만든 보고서이든 가장 중요한 것은 보는 사람이 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 만들어야 한다는 점입니다. ‘조건부 서식’을 적용하면 여러분들이 만드는 보고서는 한 눈에 파악하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

우선 다음 그림을 살펴보기 바랍니다.




‘고객별 판매금액 현황’ 보고서입니다. 특별한 서식이 지정되어 있지 않고, 단순히 회사 이름으로 정렬되어 있는 보고서입니다. 어떤 고객이 우수 고객인지, 어떤 고객이 관리 대상 고객인지 한 눈에 파악하기가 어렵습니다. 그래서 보통 생각하는 방법이 ‘금액’ 필드로 정렬하는 방법인데, 이 방법 또한 우리가 원하는 고객을 찾기가 어려운 단점이 있습니다.




하지만 이 그림에서는 고객의 매출 금액에 따라 색을 지정하여 출력해 줌으로써, 한 눈에 데이터의 파악이 가능해 집니다. 이 보고서는 다음의 기준에 따라 작성되었습니다.



물론 반드시 글꼴 색상으로만 구별해야 하는 것은 아니며, 다양한 서식을 재지정 할 수 있습니다. 이 조건부 서식 기능은 엑셀의 조건부 서식과 크게 다르지 않아 쉽게 적용이 가능한 도구입니다.

이제는 이러한 조건부 서식을 적용하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

1. 조건부 서식을 적용할 보고서를 열고, 조건부 서식을 적용할 컨트롤을 클릭합니다.
   
   
   
   
   
2. 메뉴에서 <서식>-<조건부 서식>을 클릭합니다.
   
   
   
   
   
3. ‘조건부 서식’ 대화상자가 나타납니다. 앞서 정의한 조건을 설정해야 합니다. 다음 그림처럼 설정하고 ‘추가’ 버튼을 클릭합니다.
   
   
   
   
   
4. 두 번째 조건이 표시됩니다. 다음 그림과 같이 설정하고 ‘추가’ 버튼을 클릭합니다.
   
   
   
   
   
5. 세 번째 조건이 표시됩니다. 세 번째 조건은 앞의 두 가지 경우와 다릅니다. 조건이 제한된 범위라기 보다는 어떤 값 보다 큰 모든 범위를 지칭하기 때문입니다. 이 때는 ‘범위 지정 옵션’ 콤보상자를 클릭하여 적절한 범위 지정 옵션을 선택하여야 합니다. 여기에서는 ‘다음 값보다 큼’을 선택하였습니다.
   
   
   
   
   
6. 다음 그림과 같이 설정합니다.
   
   

이렇게 조건부 서식을 설정하면 ‘금액’ 필드가 그 값에 따라 다양한 서식이 적용되어 출력됩니다. 간단한 기능이지만, 보고서를 한 눈에 파악할 수 있도록 도와주는 최고의 도구라 할 수 있습니다.

한가지 아쉬운 점은, 이 ‘조건부 서식’ 기능에서 조건 설정하는 것이 최대 3가지 밖에 되지 않는다는 점입니다. 이 예제에서 만약 고객 등급이 4개 혹은 5개 이상이라면 액세스에 기본 내장된 ‘조건부 서식’을 활용할 수 없다는 문제점이 있습니다. 이 때에는 VBA와 이벤트 프로시저를 이용하여 ‘조건부 서식’을 구현해야 하지만, 이 방법은 구현이 까다로운 측면이 있습니다.

‘조건부 서식’ 기능의 예제로서 보고서를 들었지만 ‘조건부 서식’ 기능은 폼과 보고서에 동일하게 적용 가능합니다.

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