1. 개요
A사는 전자 전기 부품 제조업체로서, 사출기에 포함되는 핵심 부품인 전기 제어반을 제조, 판매하는 회사입니다. 연간 매출액은 50억원 수준이며, 전체 임직원은 관리직 8명, 생산직 22명을 포함해 총 30여명 수준입니다.A사는 2003년 10월, TeamData21와 기초 IT 인프라 구축서비스로 인연을 맺었으며, 2004년 5월부터 ‘기초 IT 인프라 구축 서비스’의 유지보수 계약을 파트너서비스 프리미엄으로 전환하였으며, 현재 TeamData21은 A사의 정보기획실로 기능하고 있습니다.
A사는 TeamData21의 ‘파트너서비스 프리미엄’을 통해 1년간 다음의 성과를 창출하였습니다.
- 개요
- ERP의 성공적 정착
- 사내 IT 인프라 정비
- 사내 e-learning 시스템 구축
- SMS 시스템 구축
- 결론
2. ERP의 성공적 정착
2.1. 개요
A사는 TeamData21과 ERP를 구축 하기 이전에 ERP를 통한 사내 정보화에 세 번 실패하였으며, 실패 원인을 정확히 파악하고 있지 못하였습니다.
A사의 ERP 실패 요인은 첫째, ERP 구축이 전사적 운동이 아닌, 담당자의 주도로 진행되었다는 점, 둘째, 정보시스템 전문가가 사내에 없어 정보시스템 구축 프로젝트 관리가 미진한 점, 셋째, ERP 구축 전 사내 업무 분석을 통한 적절한 예산 편성이 없었다는 점이었습니다.
A사는 ERP 도입 이전, 회사의 업무 특성상 완제품에 대한 재고 관리를 하고 있지 않았습니다. 주문 생산 체제이며, 생산된 제품 모두 납품되기 때문입니다.
마찬가지로, 자재에 대한 재고 관리를 하고 있지 않았습니다. 생산된 제품이 모두 납품되는 상황이어서, 월초에 발주한 자재는 월말이면 거의 모두 소진되는 상태이기 때문에 자재 재고 관리가 반드시 필요한 것은 아니었습니다.
하지만, 자재 재고 관리를 전혀 하지 않았기 때문에 납품 원가를 정확히 파악하고 있지 못하였으며, 회계 데이터를 이용해 회사 전체의 매출 원가 정도만 파악하고 있는 수준이었습니다.
A사에서 이용하고 있는 정보시스템으로는, 자재 관리 패키지 프로그램과 담당자의 역량에 따른 간단한 업무 자동화 프로그램(Microsoft Excel 이용)만을 이용하고 있었습니다.
2.2. 프로젝트 진행 상황
TeamData21과 A사간에 ERP 도입을 위한 프로젝트 팀을 구성하고, 가장 먼저 착수했던 것은 ERP 구축에 대한 전사적인 홍보 활동이었습니다. A사의 대표이사를 비롯하여 임원 및 부서장들과의 회의를 통해 ERP 도입의 목표를 설정하였으며, 이 결과는 곧 전 직원들에게 전달되었습니다.
그 다음, TeamData21은 업무 분석을 통하여 목표에 따른 세부 과제를 설정하였으며, 공급업체와의 만남 이전에 ERP 도입 이후의 업무 모델에 대해 A사 임직원들과 논의를 계속하였습니다.
업무 분석 이후, TeamData21과 A사는 목표와 나아가야 할 업무 모델을 사전에 숙지한 후, TeamData21이 사내 정보시스템 전문가로서 활동하며, 공급업체를 적절히 통제하면서 ERP 프로젝트의 성공 가능성이 엿보이기 시작하였습니다.
TeamData21은 A사의 대표이사와 더불어 ERP 구축에 필요한 기간, 인원 등을 산정하여 적절한 예산을 편성하여 ERP 도입을 위한 목표에 맞추어 지원 체계를 갖추었습니다.
무엇보다도 TeamData21은 A사의 담당자와 밀접한 관계를 맺으며, 공급업체에게 A사의 요구사항을 정확히 전달하고, A사에게는 ERP 도입에 따른 업무 변경에 대한 적절한 기준을 제시하여 ERP 도입에 따른 충격을 최소화한 것이 ERP 도입의 성공요인이었습니다.
2.2. 효과
A사는 ERP 도입을 통해 불합리한 업무 관행을 일소할 수 있었습니다. 예전에는 자재 불출 절차가 잘 지켜지지 않아 자재 관리가 잘 이루어지지 않았지만, ERP 도입을 통해 자재 창고에 잠금 장치를 설치하고, ERP 상에서 불출 처리가 이루어지지 않으면 실제로 자재가 불출되지 않는 정책을 수립하여 현재는 자재 관리가 원활히 이루어지고 있으며, 이는 매출 원가를 정확히 분석할 수 있는 기틀이 되었습니다.
A사는 ERP 도입을 통해 원가 관리를 수행할 수 있었습니다. 2005년 상반기에 주요 납품 업체인 B사에서 10%의 일괄 원가 인하 통지가 내려왔으나, A사는 ERP의 원가 데이터를 기반으로 하여 납품가를 일괄 원가 인하 통지에 적절히 대응할 수 있었습니다.
B사에 납품하는 A사를 제외한 나머지 회사들은 구체적인 데이터 없이 원가 인하 협상에 임하여 원하는 협상결과를 얻지 못한 반면에, A사만이 ERP에서 추출된 구체적인 원가 데이터를 가지고 협상에 임하여, 원하는 협상 결과를 얻을 수 있었습니다. 이러한 효과는 ERP 도입 비용을 상쇄하고도 남음이 있었으며, A사의 경우 경영진이 ERP 도입에 대한 상당한 만족을 표시하고 있습니다.
2.3. 향후 계획
A사는 금번 원가 인하 협상에 크게 고무되어 있으며, 향후 회사 관리 체계를 ERP를 중심으로 개편하려는 계획을 가지고 있습니다.
ERP에서 제공되는 업무 프로세스에 맞추어 조직 구성을 개편하고, 생산정보화 시스템과 SCM 시스템 구축을 검토하여 정보화의 기틀을 다지려고 합니다.
TeamData21은 이러한 A사의 요구에 맞추어, IT 관련 자문 기관의 역할을 하며 A사의 지속적인 경영 혁신의 파트너로서 자리하고 있습니다.
3. 사내 IT 인프라 정비
3.1. 개요 및 문제점
A사의 IT 인프라는 보통의 중소기업과 크게 다른 점이 없었습니다. A사는 가정용 인터넷 선을 공유하여 전 회사가 인터넷을 이용하고 있었으며, 경리 직원 컴퓨터가 인터넷 게이트웨이 역할을 수행하여 경리 직원 컴퓨터에 문제가 발생할 때 마다 전체 회사의 인터넷 연결이 다운되는 상황이었습니다.
또, 한 사람의 경영지원팀 관리자가 사내 IT 인프라 운영을 담당하여, 해당하는 담당자는 본연의 업무 이외에 IT 인프라 운영 지원 업무에 상당한 시간을 할애하고 있었습니다. 해당하는 담당자가 분명 다른 직원들보다 IT에 관한 이해도가 높기는 하였지만, 전문가 수준은 아니었기 때문에 사내 IT 인프라 운영에 많은 시간과 비용을 지불하고 있었습니다.
한편, IT 자원을 구매하는 데 적절한 계획이 없이 그때 그때 필요한 것을 구매하여 계획적인 인프라 개선은 시도하지 못하였으며, 회사의 요구사항에 충족한 IT 자원을 구매하는 것이 아니고 회사의 요구사항보다 좋은 IT 자원을 구매하는 경향이 높아 IT 자원 구매가 최적화되어 있지 않은 상황이었습니다.
3.2. 진행
이에, A사는 ERP 도입과 맞물려 사내 인프라를 정비하였습니다. 사내 IT 인프라 조사를 통해, 향후 3년간 이용 가능한 인프라 요구 사항을 추출, 이에 맞는 IT 인프라 목표치를 설정하고 이에 따라 인프라 정비계획을 수립하여 진행하였습니다.
TeamData21은 TIIOF(Teamdata21 Information Infrastructure Operation Framework: TeamData21의 IT 인프라 운영 체계)에 따라 인프라 조사 계획, 인프라 요구 사항 등을 설정하는 데 기본 지식을 제공하였으며 A사에 추가로 필요한 IT 자원 목록과 그 이유, 그리고 적절한 사양을 설명하였습니다.
모든 계획이 수립된 후, TeamData21은 추가되는 IT 자원에 대해 가장 저렴한 공급업체를 선정, 구매 대행업무를 지원하였습니다.
3.3. 효과
3.3.1. 네트워크 측면의 효과
A사는 경리직원 컴퓨터를 인터넷 게이트웨이로 이용하여 경리직원 컴퓨터에 문제가 생기면 전체 네트워크가 다운되는 문제가 있었습니다. 아울러 공장 내부 네트워크의 ERP 데이터베이스 서버를 외부에서 접속할 수가 없어 본사에서는 ERP를 사용하지 못하고, 공장에서만 ERP를 사용하는 환경이었습니다.
저렴한 게이트웨이를 구입하여 특정 PC가 다운되더라도 전체 네트워크가 다운되는 일은 방지 하였으며, 게이트웨이에 방화벽을 구성하여 사내 네트워크를 외부로부터 보호하였습니다.
아울러 A사의 DNS 서버 구성을 인수하고, 저렴한 고정 IP 서비스 업체를 선정하여 인터넷이 연결된 곳이면 어디에서나 ERP를 사용할 수 있게 하였습니다.
3.3.2. 사내 데이터 관리 측면의 효과
인프라 정비시 파일 서버를 재정비하여 사내 축적되는 데이터를 한 곳으로 모았으며, 파일 서버의 데이터는 RAID를 이용한 자체 백업과 더불어 매일 원격지에 백업됨으로써 만일의 사태에 대비하였습니다.
그와 더불어 사내 데이터 저장 정책을 수립하여 1) 데이터 원본 관리, 2) 데이터 검색 용이 에 대한 대책을 수립, 전사적으로 적용하였습니다. 그에 따라 예전에는 각 개인 PC에 흩어져 있던 자료가 한 곳으로 모아졌으며, 그에 따른 데이터 원본 관리가 가능해졌습니다. 아울러 예전에는 필요한 데이터가 있다면 담당자에게 요청해야 했지만, 이제는 잘 구성된 파일 서버의 폴더를 검색함으로써 데이터 접근성을 크게 높였습니다.
현재 A사는 화재나 기타 자연재해가 발생하더라도 사내 데이터는 모두 안전하게 보호되는 상황이며, 파일 서버에 문제가 발생하더라도 6시간 이내에 원상태로 복구 가능한 상태로 운영되고 있습니다.
3.4. 향후 계획
현재 A사는 사내 데이터를 한 곳에서 통합, 관리하여 관리비용을 크게 줄였습니다. 그러나 데이터를 한 곳에 통합하여 관리하게 되면 데이터 보존에 대한 위험도도 증가하게 됩니다.
현재, 자체 백업과 일일 원격지 백업을 수행하고 있어 지금 상태도 상당히 완벽하게 데이터가 보존되는 상황이기는 하지만, 현재 상태는 공장이나 본사에 문제가 발생할 경우 상당 시간 업무가 정지되는 것은 피할 수 없습니다.
이에 TeamData21과 A사는 ‘재난 복구 계획’을 개발하여 문제 인지 후 수 분 이내에 문제를 해결하려는 노력을 지속할 계획입니다.
4. 사내 e-learning 시스템 구축
A사는 제조업체로서, 사내 교육을 통해 혁신을 주기적으로 수행하던 회사입니다.
예전에는 오프라인 교육만을 진행하여, 새로운 사원이 오거나 오프라인 교육에 참석할 수 없는 사원이 있으면 교육에 참여할 수 없었지만, 지금은 상당 부분의 교육을 온라인 교육으로 대체하여 많은 효과를 보고 있습니다.
일반적으로 사내 e-learning 시스템을 구축하는 것은 수천만원 이상의 비용이 들지만, TeamData21이 적절한 운영 정책과 수십만원의 저작 소프트웨어를 소개하여 저렴한 비용으로 사내 e-learning 시스템을 구축할 수 있었습니다.
A사는 예전에 행하던 오프라인 교육을 많은 부분 온라인 교육으로 전환 하였으며, 교육 프로그램을 전문 업체가 제작하는 것이 아닌, 내부 사원이 강사가 되어 쉽게 교육 프로그램을 제작하여 배포할 수 있는 조직 능력 함양에 힘을 기울이고 있습니다.
아울러 온라인 교육을 근간으로 하여 교육에 참석하지 못했던 직원이나, 한 번의 강의로 이해가 확실히 되지 못했던 직원들에게 재교육의 기회를 쉽게 제공하여 높은 효과를 보고 있습니다.
5. SMS 시스템 구축
A사는 대부분이 생산직 근로자들이며, 생산직 근로자들은 사무직 근로자들에 비해 이메일 등의 통신 수단 활용이 제한적이게 됩니다. 그래서 생산 옵션 등이 변경될 때 이의 전달이 원활하지 못하였습니다.
TeamData21은 생산직 근로자들이더라도 핸드폰은 모두 소지하고 있다는 점에 착안, SMS 시스템(휴대폰 단문 문자 메시지 전송 시스템) 구축을 제안하였습니다.
현재, A사는 SMS 시스템을 이용하는 비용(건당 30원)만 부담하고, SMS 시스템 구축은 TeamData21이 기본 서비스 비용 내에서 구축하여, 간단한 옵션 변경 등은 SMS를 이용해서 의사소통을 하고 있으며 그 효과도 높습니다.
복잡한 옵션 변경은 e-mail과 SMS를 병행 활용하여 빠르고 정확하게 변경 사항을 전달하고 있습니다.
또한 중요한 이메일 전송시 거래처에 이메일과 SMS전송을 병행하여 중요한 정보의 경우 정보 전달에 누락이 없도록 하였습니다.
6. 결론
A사는 지난 1년간 TeamData21의 ‘파트너서비스 프리미엄’ 서비스를 제공 받아 IT를 활용한 경영 혁신의 1단계를 성공적으로 끝마쳤습니다. 여러 가지의 경영 혁신 도구 중 우선순위를 내어 중요한 것, 비용 효과가 높은 것부터 차근차근 진행해 나갔으며, 무엇보다도 꼭 필요한 내용을 저렴한 비용으로 구축할 수 있었습니다.
"무엇보다도 예전에는 어떤 것을 하기 위해서는 할 때마다 비용이 발생하였는데, 지금은 (TeamData21로부터) 고정 가격 서비스를 제공 받기 때문에 훨씬 좋은 IT 지원을 받을 수 있었던 것 같습니다.
예전에는 문제가 발생하면 여기 저기 물어가보며 해결하였는데, 이제는 물어볼 곳이 있어서 무척 편리합니다.
제 입장에서는 처음에는 TeamData21이 제시한 금액이 상당히 비싸다고 생각하였는데, 지금 돌이켜 보면 서비스 비용에 충분한 값어치를 했다고 느끼고 있습니다."
- A사 담당자
2005년 1월에 진행된 2004년 서비스 만족도 조사 결과 5점 만점에 4.5점을 획득하여 상당한 서비스 만족도를 나타내었습니다.
앞으로 TeamData21은 A사의 정보기획실로서, IT를 통한 경영 혁신 활동의 파트너가 되어 A사 이익 극대화에 많은 노력을 기울일 것입니다.
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